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Thomas Bernhard

Dienstplan als Arbeitszeitaufzeichnung: Was § 26 AZG für Gastronomen bedeutet

Die Arbeitsinspektion führt 2026 eine Beratungsoffensive mit Fokustagen speziell zu Arbeitszeitregelungen in der Gastronomie durch. Ein guter Anlass, eine Frage zu klären, die viele Betriebe betrifft und kaum jemand sauber beantwortet: Reicht mein Dienstplan als Arbeitszeitaufzeichnung – oder brauche ich zusätzlich eine eigene Zeiterfassung?

Vorweg: Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung – er fasst öffentlich verfügbare Informationen von Arbeitsinspektion und WKO zusammen. Für den Einzelfall gilt der Rat von Steuerberatung, WKO oder Rechtsanwält:in.

Die Grundregel: Aufzeichnungspflicht gilt für jeden Betrieb

Nach § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG) müssen Arbeitgeber Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden führen. Das gilt für jeden Betrieb, unabhängig von der Größe – auch für das kleine Café mit zwei Angestellten. Die Aufzeichnungen müssen:

  • in der Betriebsstätte geführt werden,
  • dem Arbeitsinspektorat auf Verlangen vorgelegt werden,
  • Beschäftigten einmal im Monat kostenlos übermittelt werden, wenn sie das nachweislich verlangen,
  • arbeitsrechtlich mindestens ein Jahr aufbewahrt werden. Fließen sie in die Lohnverrechnung ein, gelten die steuerlichen Fristen von sieben Jahren (§ 132 BAO).

Davon getrennt regelt § 25 AZG den Aushang: Die Arbeitszeiteinteilung muss für alle zugänglich sein – klassisch an gut erreichbarer Stelle, ausdrücklich aber auch elektronisch. Hineingehören Beginn und Ende der Normalarbeitszeit sowie Zahl und Dauer der Ruhepausen und der wöchentlichen Ruhezeit.

Die Ausnahme, die für Gastro-Betriebe interessant ist

Für Mitarbeiter:innen mit schriftlich festgehaltener fixer Arbeitszeiteinteilung – zum Beispiel einem für einen bestimmten Zeitraum erstellten Dienstplan – kann die laufende Einzelaufzeichnung entfallen. Der schriftliche Dienstplan gilt dann als Arbeitszeitaufzeichnung.

Aber – und dieses Aber ist der Kern – nur unter Bedingungen:

  1. Abweichungen laufend dokumentieren. Kommt jemand später, geht früher, springt ein oder tauscht: Die Abweichung vom Plan muss festgehalten werden.
  2. Einhaltung bestätigen. Spätestens am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode (und auf Verlangen des Arbeitsinspektorats) muss bestätigt werden, dass der Plan eingehalten wurde bzw. welche Abweichungen es gab.

Übersetzt in den Gastro-Alltag: Der Dienstplan ist die Aufzeichnung – solange er stimmt. In dem Moment, in dem die Realität vom Plan abweicht (und sie weicht ab), braucht es eine verlässliche Spur dieser Abweichungen.

Warum das mit Excel und Foto-im-Chat schiefgeht

Genau an den zwei Bedingungen scheitert die klassische Praxis:

  • Der Papier-/Excel-Plan wird nachträglich geändert – dann ist er keine verlässliche Aufzeichnung, sondern ein Dokument mit unklarer Historie.
  • Abweichungen leben im Gruppenchat („komm heut erst um 18h") – verstreut, unvollständig, nach Wochen nicht mehr rekonstruierbar.
  • Die Bestätigung am Periodenende wird zur Fleißaufgabe: Wer erinnert sich Ende des Monats, wer am 7. eingesprungen ist?

Bei einer Kontrolle zählt nicht, ob du einen Plan hattest, sondern ob Plan + Abweichungen ein vollständiges Bild der tatsächlichen Arbeitszeit ergeben.

Praktische Umsetzung: Plan + Abweichungen an einem Ort

Was ein sauberer Prozess braucht – unabhängig vom Werkzeug:

  1. Ein verbindlicher, schriftlicher Wochenplan pro Bereich, rechtzeitig zugänglich für alle (elektronisch erfüllt die Zugänglichkeitspflicht).
  2. Änderungen nur am Original: Tausch, Ausfall, Zusatzschicht werden im Plan geändert – nicht mündlich „daneben" vereinbart.
  3. Kommen/Gehen am Schichttag festhalten: Ein einfaches Check-in/Check-out dokumentiert gelebte Zeiten und macht Abweichungen vom Plan sichtbar, ohne dass jemand Listen führt.
  4. Wochen-/Monatsblick: geplante vs. tatsächliche Stunden pro Person als Bericht – das ist zugleich die Grundlage für die Bestätigung am Periodenende.
  5. Aufbewahren: mindestens ein Jahr, für die Lohnverrechnung sieben – digital trivial, in der Zettelwirtschaft ein echtes Risiko.

Und die Pausen? Die Aufzeichnung umfasst grundsätzlich auch Beginn und Ende der Ruhepausen. Diese Einzelaufzeichnung entfällt nach § 26 Abs 5 AZG, wenn Beginn und Ende der Pause – oder ein Zeitfenster dafür – in einer Betriebsvereinbarung oder, in Betrieben ohne Betriebsrat, in einer schriftlichen Einzelvereinbarung festgelegt sind und davon nicht abgewichen wird. Shiftio zieht die gesetzliche Mindestpause von 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit automatisch ab und weist sie im Bericht aus. Damit das als Pausendokumentation reicht, halte deine Pausenregelung schriftlich fest.

Mit Shiftio bildest du genau diesen Prozess ab: verbindlicher Wochenkalender für alle Bereiche, Änderungen zentral, Check-in/out per Klick am Schichttag und Berichte zu geplanten vs. tatsächlichen Stunden. Wichtig und ehrlich: Shiftio ist ein Planungs- und Dokumentationswerkzeug – es ersetzt weder Lohnverrechnung noch die rechtliche Beurteilung deines Einzelfalls, und es „zertifiziert" keine Gesetzeskonformität. Es macht das, was § 26 AZG praktisch verlangt, im Alltag einfach: einen verlässlichen Plan und eine saubere Spur der Abweichungen.

Checkliste für den nächsten Fokustag

  • [ ] Dienstplan schriftlich, je Bereich, für alle zugänglich (Aushang oder digital)
  • [ ] Abweichungen vom Plan werden laufend festgehalten
  • [ ] Einhaltung/Abweichungen werden je Entgeltperiode bestätigt
  • [ ] Pausenregelung schriftlich festgelegt (Betriebsvereinbarung oder Einzelvereinbarung, § 26 Abs 5 AZG)
  • [ ] Aufzeichnungen auffindbar (mindestens 12 Monate, für die Lohnverrechnung 7 Jahre)
  • [ ] Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten im Plan eingehalten (AZG/ARG + Kollektivvertrag)
  • [ ] Zuständigkeit geklärt: Wer pflegt den Plan, wer bestätigt am Periodenende?

Weiterlesen: Dienstplan erstellen in der Gastronomie – der komplette Leitfaden für Österreich

Keine Rechtsberatung.

Quellen (Stand: Oktober 2026)