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Thomas Bernhard

Dienstplan erstellen in der Gastronomie: Der komplette Leitfaden für Österreich (2026)

Sonntagabend, 21:30. Das Wochenende war voll, zwei Leute haben kurzfristig getauscht, eine Servicekraft hat für Donnerstag Urlaub beantragt – und der Plan für nächste Woche existiert noch nicht. Wenn dir das bekannt vorkommt, ist dieser Leitfaden für dich.

Dieser Leitfaden zeigt, wie du einen Dienstplan erstellst, der wirklich funktioniert – fachlich sauber, an den österreichischen Arbeitszeitregeln orientiert und ohne jeden Sonntag von vorn zu beginnen.

Was ein Dienstplan in der Gastronomie leisten muss

Ein Dienstplan ist mehr als eine Tabelle mit Namen. Er beantwortet für jede Person im Betrieb drei Fragen, ohne Rückfragen im Gruppenchat:

  1. Wann arbeite ich? – verlässlich und rechtzeitig vor Wochenbeginn
  2. Wer arbeitet mit mir? – Küche, Service, Bar, Rezeption im Blick
  3. Wo sind Lücken? – Unterbesetzung erkennen, bevor der Abend kippt

Für dich als Betreiber:in oder Schichtleitung kommt eine vierte Frage dazu: Was hat die Woche gekostet? Geplante Stunden sind Personalkosten – wer sie erst am Monatsende sieht, steuert im Blindflug.

Die rechtlichen Grundlagen in Österreich (Kurzüberblick)

Ohne Anspruch auf Rechtsberatung – die wichtigsten Punkte, die jeder Gastro-Dienstplan in Österreich berücksichtigen muss:

  • Aushang- bzw. Zugänglichkeitspflicht (§ 25 AZG): Die Arbeitszeiteinteilung muss für Mitarbeiter:innen zugänglich sein – elektronisch oder als Aushang an gut erreichbarer Stelle. Im Hotel- und Gastgewerbe verlangt der Kollektivvertrag die Bekanntgabe mindestens zwei Wochen im Voraus.
  • Arbeitszeitaufzeichnung (§ 26 AZG): Jeder Betrieb muss Arbeitszeiten aufzeichnen – auch mit nur einer Mitarbeiterin. Ein schriftlich fixierter Dienstplan kann als Arbeitszeitaufzeichnung gelten, wenn Abweichungen laufend dokumentiert werden und die Einhaltung am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode bestätigt wird. Mehr dazu in unserem eigenen Beitrag zu § 26 AZG.
  • Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten nach Arbeitszeit- und Arbeitsruhegesetz sowie die Regelungen des anwendbaren Kollektivvertrags (Gastgewerbe) – etwa zu Normalarbeitszeit, Zuschlägen und Durchrechnung.
  • Aufbewahrung: arbeitsrechtlich mindestens ein Jahr, für die Lohnverrechnung sieben Jahre (§ 132 BAO); das Arbeitsinspektorat darf Einsicht verlangen.

Wichtig für 2026: Die Arbeitsinspektion führt heuer eine Beratungsoffensive mit Fokustagen speziell in der Gastronomie zu Arbeitszeitregelungen durch. Saubere Pläne und dokumentierte Abweichungen sind also nicht nur gute Praxis, sondern aktuell auch Prüfungsthema.

Schritt 1: Den Personalbedarf pro Schicht definieren

Bevor irgendein Name in einem Plan steht, brauchst du den Bedarf: Wie viele Leute braucht welcher Bereich zu welcher Zeit?

Ein einfaches Raster für ein Restaurant mit Küche, Service und Bar:

Schicht Küche Service Bar
Mittag (Mo–Fr) 2 2 –
Abend (Mo–Do) 3 3 1
Abend (Fr–Sa) 4 5 2
Sonntag 2 2 –

Der Bedarf ist pro Betrieb verschieden – aber er ist wiederkehrend. Genau deshalb ist es Verschwendung, ihn jede Woche neu zu erfinden. Definiere ihn einmal pro Bereich und Wochentag, und passe nur Ausnahmen an: Feiertage, Veranstaltungen, Saisonspitzen.

In Wien heißt das konkret: Schanigärten dürfen seit 2023 ganzjährig offen haben – der Andrang ist es nicht, er zieht im Frühjahr an. Dazu ab November Ballsaison und Punschstände, dazwischen Events, die einen normalen Dienstag in einen Freitag verwandeln. Wer den Grundbedarf als Schichtvorlage festhält, muss nur noch die Ausnahmen planen.

Schritt 2: Verfügbarkeiten und Abwesenheiten sammeln – bevor du planst

Der häufigste Planungsfehler: Der Plan steht, und dann stellt sich heraus, dass jemand längst Urlaub eingereicht hat. Das Ergebnis sind Umbauten, Tauschketten und genau die Chat-Diskussionen, die der Plan verhindern sollte.

Die Reihenfolge muss umgekehrt sein:

  1. Urlaubs- und Abwesenheitsanträge vor der Planung entscheiden
  2. Genehmigte Abwesenheiten im Kalender sichtbar machen
  3. Erst dann Schichten besetzen

Egal ob du mit Software oder Papier arbeitest: Genehmigte Abwesenheiten gehören an dieselbe Stelle wie der Dienstplan – nicht in eine zweite Liste, ein anderes Tool oder das Gedächtnis der Chefin.

Schritt 3: Mit Schichtvorlagen planen statt mit leeren Zellen

Die meisten Gastro-Wochen ähneln einander stark. Die schnellste Planungsmethode nutzt das aus:

  • Schichtvorlagen anlegen: wiederkehrende Schichten je Bereich (z. B. „Service Abend, Fr–Sa, 17:00–23:30, 5 Personen") einmal definieren
  • Woche aus Schichtvorlagen erzeugen statt aus einer leeren Tabelle
  • Vorwoche kopieren, wo sie passt – und nur Abweichungen ändern
  • Ausnahmen gezielt setzen: Feiertag, Brunch-Event, Weihnachtsfeier

So schrumpft die Planung von einem Sonntagabend-Projekt auf – geschätzt – 20–30 Minuten. Und: Ein Plan aus definierten Schichtvorlagen macht Unterbesetzung sichtbar, weil jede Schicht eine Soll-Stärke hat, gegen die du planst.

Schritt 4: Konflikte ausschließen, nicht suchen

Drei Konfliktarten ruinieren Dienstpläne:

  1. Doppelbuchung – dieselbe Person in zwei Schichten
  2. Planung in genehmigte Abwesenheit – der Klassiker
  3. Unterbesetzung – Schicht formal besetzt, aber unter Soll-Stärke

In Excel findest du diese Fehler durch Kontrolle – also durch Zeit und Glück. Ein gutes System verhindert sie beim Planen: Doppelbuchungen werden blockiert, genehmigter Urlaub sperrt den Tag, und die Besetzungsstärke jeder Schicht ist farblich sichtbar. Das ist der Kern des Unterschieds zwischen Tabelle und Werkzeug.

Schritt 5: Veröffentlichen – ein Ort, eine Wahrheit

Ein Dienstplan, der als Foto im Gruppenchat kursiert, hat ab der ersten Änderung zwei Versionen – und ab der zweiten Änderung gewinnt niemand mehr. Die Regel ist einfach:

Es gibt genau einen gültigen Plan, alle sehen denselben, und Änderungen passieren nur dort.

Ob Aushang oder digitaler Kalender: Entscheidend ist, dass Änderungen am Original passieren und sofort für alle gelten. Digital hat dabei zwei handfeste Vorteile: Jede:r sieht den aktuellen Stand am eigenen Gerät, und du erfüllst die Zugänglichkeitspflicht ohne Zettelwirtschaft.

Schritt 6: Geplant vs. gearbeitet – die Lücke schließen

Der Plan ist die halbe Wahrheit. Die andere Hälfte: Was wurde tatsächlich gearbeitet? Wer erst am Monatsende Stunden zusammenzählt, entdeckt Abweichungen, wenn sie niemand mehr rekonstruieren kann.

Praktikabel ist ein einfaches Check-in/Check-out am Schichttag: Kommen und Gehen wird festgehalten, Abweichungen vom Plan sind dokumentiert (siehe § 26 AZG oben), und du siehst pro Woche:

  • geplante vs. tatsächliche Stunden pro Person
  • Pünktlichkeit und vergessene Check-outs
  • Bereiche, die regelmäßig über oder unter Plan laufen

Das ist keine Überwachung, sondern die Grundlage für faire Abrechnung und realistische Planung im nächsten Monat.

Häufige Fehler (und ihre Abkürzungen)

Fehler Abkürzung
Jede Woche bei null anfangen Schichtvorlagen + Vorwoche kopieren
Urlaub in separater Liste Abwesenheiten im Plan-Kalender, genehmigt = gesperrt
Plan als Foto im Chat Ein digitaler Plan, eine Quelle der Wahrheit
Besetzung nach Gefühl Soll-Stärke je Schicht definieren, Ampel lesen
Stunden am Monatsende rekonstruieren Check-in/out am Schichttag
Küche und Service getrennt planen Ein Kalender, Bereiche gefiltert

Excel-Vorlage oder Software?

Eine ehrliche Antwort: Für einen Betrieb mit 3 Personen und fixen Zeiten reicht eine Vorlage. Ab etwa 10 Mitarbeiter:innen, mehreren Bereichen und wöchentlich wechselnden Schichten kippt die Rechnung – dann kostet die Tabelle mehr Zeit, als sie spart, und Konflikte rutschen durch.

Shiftio ist für genau diesen Punkt gebaut: ein gemeinsamer Wochenkalender im Browser mit Schichtvorlagen, Drag-and-drop, Abwesenheits-Workflow, Check-in/out und Berichten – entwickelt in Österreich für Gastronomie und Hotellerie, um ~€4 pro aktiver Person und Monat, monatlich kündbar. Du kannst es 14 Tage kostenlos testen.

Wenn du (noch) bei der Tabelle bleibst: Nimm zumindest eine Vorlage, die Stunden automatisch summiert, und halte die Schritte 1–6 aus diesem Leitfaden ein. Die Methode wirkt auch auf Papier – nur langsamer.

FAQ

Wie weit im Voraus muss der Dienstplan stehen? Im Hotel- und Gastgewerbe mindestens zwei Wochen. Der Kollektivvertrag verlangt, dass Beginn und Ende der Arbeitszeit, Dauer und Lage der Ruhepausen sowie die wöchentliche Ruhezeit spätestens zwei Wochen vorher bekannt gemacht werden, schriftlich oder elektronisch. Danach sind Änderungen nur noch im Einvernehmen mit der betroffenen Person möglich.

Muss ich Arbeitszeiten aufzeichnen, wenn es einen fixen Dienstplan gibt? Ein schriftlich fixierter Dienstplan kann als Aufzeichnung gelten – Abweichungen müssen aber laufend dokumentiert und die Einhaltung bestätigt werden. Details in unserem Beitrag zu § 26 AZG.

Wie plane ich Saisonspitzen wie Advent oder Schanigarten-Saison? Grundbedarf als Schichtvorlage, Spitzen als Ausnahmen: zusätzliche Schichten für den Zeitraum anlegen, statt den ganzen Plan umzubauen. Und Urlaubsanträge für Dezember früh entscheiden.

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Verbindliche Auskünfte zu Arbeitszeitrecht und Kollektivvertrag geben WKO, Arbeiterkammer bzw. dein:e Steuerberater:in oder Rechtsanwält:in. Stand und Quellen siehe unten.

Quellen (Stand: Oktober 2026)